Anfrage und offene Punkte festhalten
Beginne mit den Angaben, die tatsächlich vorliegen: gewünschtes Datum, Format, erwartete Gäste und Kontaktperson. Halte Rückfragen gesondert fest. Ein angefragter Termin ist noch keine bestätigte Veranstaltung.
Räume und Zeiten gemeinsam prüfen
Berücksichtige neben der Veranstaltungszeit auch Aufbau, Anlieferung, Proben und Abbau. Teile dem Team mit, welche Zeiträume bestätigt sind und welche noch abgestimmt werden. So wird ein Terminwechsel nachvollziehbar.
Zuständigkeiten benennen
Für jede offene Aufgabe braucht es eine verantwortliche Person und einen nächsten Schritt. Notiere, wer Entscheidungen treffen darf und wer informiert werden muss. Ein gemeinsamer Datensatz hilft nur, wenn Zuständigkeiten sichtbar bleiben.
Unterlagen im Zusammenhang ablegen
Lege Rider, Ablaufplan und weitere Dateien bei der passenden Veranstaltung ab. Prüfe die Freigaben: Nicht jede Person benötigt jeden Vertrag oder jede interne Notiz. Beschreibe Änderungen so, dass das Team die aktuelle Fassung erkennt.
Übergabe vor dem Einsatztag
Gehe den Stand mit den ausführenden Personen durch. Dazu gehören Zeiten, Zugänge, Ansprechpartner und noch offene Entscheidungen. Eine kurze dokumentierte Übergabe ist häufig hilfreicher als ein langer Nachrichtenverlauf ohne klaren Abschluss.
Nach der Veranstaltung aufräumen
Halte fest, was abgeschlossen ist und was nachbearbeitet werden muss. Unterscheide geplante und tatsächlich gemeldete Zahlen. Bewahre Unterlagen nach den Vorgaben deiner Organisation auf und entferne nicht mehr benötigte Kopien.